• Par Paroon Chadha
     

    « Il suffit de télécharger Zoom, et nous serons prêts à tenir une réunion virtuelle. »  Ça vous dit quelque chose ?

    Immédiatement après l’éclosion de la COVID-19, un nouveau statu quo a transformé les associations. Les réunions virtuelles et le travail à distance ont remplacé les interactions physiques dans tous les secteurs d’activité, toutes les catégories démographiques et toutes les régions. Les associations en sont venues à la conclusion compréhensible — mais erronée — qu’un logiciel de conférence sur le Web (par exemple, Zoom, GoToMeeting, WebEx, etc.) suffisait à remplacer les réunions en personne.

    Comme ces organisations l’ont vite découvert, Zoom ne fournit pas tous les outils pour des réunions efficaces. L’installation de Zoom était une étape essentielle, mais seulement la première.

    4 RAISONS POUR LESQUELLES ZOOM — ET AUTRES APPLICATIONS DE WEBCONFÉRENCE — NE SONT PAS SUFFISANTES

    Étant donné que de nombreuses associations s’orientent vers une formule hybride (c.‑à‑d. où certains assistent en personne et d’autres virtuellement), il est plus important que jamais de comprendre les atouts et les lacunes des applications de cyberconférence.

    Voici quatre raisons pour lesquelles Zoom et d’autres applications ne suffisent pas — et voici la solution.

    1. LES APPLICATIONS DE WEBCONFÉRENCE FONT UNE CHOSE BIEN, MAIS NE VONT PAS ASSEZ LOIN

    Les applications de cyberconférence font une chose bien : elles facilitent l’invitation et la connexion des gens. En fait, elles recréent l’équivalent d’une bonne vieille conférence téléphonique. Mais les réunions virtuelles devraient être deux fois plus productives. On a besoin d’applications pour garder tout le monde concentré, engagé et productif.

    2. TROP D’APPLICATIONS PRODUISENT TROP DE CHAOS

    Soyons clairs : oui, votre association peut rassembler toutes les technologies et applications de réunion virtuelle. C’est bien vrai !

    Voici quelques-uns des outils dont vous auriez besoin (au minimum) :

    • Une application de partage et de stockage de documents ;
    • Une application de messagerie (avec une sécurité étanche) ;
    • Une application de collaboration ;
    • Une application d’enquête ;
    • Une application de sondage ;
    • Une application de signature électronique ;
    • Une application de vote ;
    • Et ainsi de suite.

    Les applications de cyberconférence ne sont tout simplement pas conçues pour cela.

    De plus, chacun de vos participants devra télécharger, installer et configurer chacune de ces applications. Et bien sûr, beaucoup vous demanderont de les acheter. Viendra ensuite la formation. Est-ce que vous et vos participants virtuels pouvez consacrer le temps et l’énergie nécessaires à la mise en œuvre et à l’apprentissage de solutions logicielles multiples ?

    3. CE N’EST PAS LÀ L’EXPÉRIENCE INTÉGRÉE QUE RÉCLAMENT LES UTILISATEURS

    Les utilisateurs réclament une expérience intégrée de bout en bout. Cependant, la plupart des applications ne le sont pas (voir no 2). En effet, la plupart n’ont pas la capacité de communiquer facilement entre elles. Il peut être frustrant, voire impossible, de suivre une conversation si elle se déroule à la fois par courriel, clavardage vidéo et SMS. Non seulement vous perdez un temps précieux, mais les membres du conseil perdent aussi de vue le contexte parce qu’ils sont trop occupés à essayer se rappeler quelle application ils ont utilisée pour partager les renseignements essentiels.

    4. PLUSIEURS APPLICATIONS SIGNIFIENT PLUS DE FAIBLESSES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ

    Pour protéger la propriété intellectuelle et respecter les normes internationales de gestion des risques, de nombreuses organisations ont travaillé fort au cours de la dernière décennie pour accorder la priorité à la sécurité des données. Cette conformité est considérablement affaiblie une fois que d’autres applications sont introduites dans le tableau. Différentes applications ont des protocoles de sécurité différents, certains plus solides que d’autres.

    LA SOLUTION EST ONBOARD ET ZOOM ENSEMBLE

    La solution de réunion virtuelle OnBoard résout ces problèmes. Au lieu de s’escrimer pour assembler un patchwork d’une demi-douzaine d’applications, le partenaire OnBoard fournit une plateforme de sécurisée qui intègre toutes les fonctionnalités voulues (p. ex., aider les conseils à se préparer, garder l’attention des participants, signer les contrats, mener des sondages, voter, etc.). Il y a moins de risque d’atteinte à la sécurité, comme le Zoombombing ou le partage de mot de passe.

    La bonne gouvernance est la clé du succès des associations membres de la SCDA. Plus que jamais, les associations doivent utiliser la technologie pour améliorer leurs procédures de gouvernance. Ce n’est pas en se fiant uniquement juste à Zoom qu’on y arrivera. Une solution de réunion virtuelle du conseil d’administration comme OnBoard est un complément parfait aux applications de conférence Web pour vous aider à garder le bon contexte afin que les membres du conseil de votre association puissent prendre des décisions critiques en toute sécurité et plus rapidement à votre prochaine réunion du conseil d’administration.

    *Du magazine Association™ , Hiver 2021

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